De kracht van een zaalopstelling

Iets te vieren op een unieke feestlocatie? Een personeelsborrel? Een groot event? Vergaderruimte huren of een zakelijke meeting organiseren? Een bedrijfsfeest in Best? Er zijn genoeg redenen om een zaal te huren. Maar wat wordt eigenlijk de programmering? Hoe veel mensen komt erop af? En vooral: wat wordt het thema?

Vaak wordt er al een zaal geboekt nog voordat de details bekend zijn. Hierdoor kunnen doelen niet gehaald worden, vanwege het feit dat de zaalindeling niet goed aansluit bij de insteek van de bijeenkomst. Om dit te voorkomen en alle details te benutten is het ook belangrijk dat de gasten zich prettig voelen in de ruimte waar ze vaak een lange dag of zelfs een aantal dagen doorbrengen. Sluit de opstelling perfect aan bij de soort bijeenkomst. Wij geven je wat voorbeelden:

U-vorm

Wanneer de groep uit een kleiner aantal bestaat is een U-vorm geschikt. Hierbij is de interactie laagdrempeliger omdat je ook letterlijk dichter bij elkaar zit. Het contrast tussen de spreker die afstand wil houden en de spreker die interactie zoekt is duidelijk. De spreker heeft namelijk de optie om aan het open einde te blijven staan óf de U in te lopen. Goed te gebruiken tijdens discussies!

Theater-opstelling
Dit is een meer traditionele opstelling, waarbij de spreker centraal staat en tegelijkertijd ook afstand schept. Het straalt meer autoriteit en kracht uit. Echter belemmert dit het doel om interactie te stimuleren. De opstelling is wel ideaal voor bedrijfspresentaties.  

Stadion-opstelling
Hierbij vormen de tribunes een cirkel rondom het podium, waarbij de afstand met het publiek minder groot voelt dan bij de theater-opstelling. Tijdens informele bijeenkomsten is dit een nuttige positie, aangezien een dynamisch programma ervoor zorgt dat er genoeg beweging op het podium is. Zodat niet steeds één bepaalde hoek niet te zien is voor kijkers. Wat hierbij goed werkt is mensen op het podium uitnodigen, daarentegen is het plaatsen en gebruiken van projectschermen een extra uitdaging. 

Vrije-indeling
Voor brainstormsessies of groepsdiscussies is het slim om losse stoelen en tafels te gebruiken waardoor de opstelling gedurende de dag steeds verzet kan worden. Deelnemers kunnen zo namelijk goed communiceren een oogcontact maken met degenen waar ze op dat moment een conversatie mee voeren. 

Informele-indeling
Het woord zegt het al. Wil je een informele en open sfeer creëren? Een unieke locatie? Dan is het gebruik van statafels, loungebanken en/of kussens een goed idee. Deze atmosfeer werkt goed bij bijvoorbeeld netwerken of speeddaten.

Mix-vorm

De mix-vorm is de ideale oplossing als je een gevarieerd programma hebt waarbij er verschillende presentatievormen langskomen. Of als je programma verdeeld is over verschillende zalen. Tip: laat je publiek zelf de opstelling verzinnen en ombouwen.  

Vergeet niet dat het niet alleen om de opstelling gaat als we praten over sfeer! De aankleding, catering, licht, geluid en de hoeveelheid zuurstof in de ruimte is net zo belangrijk!